FAIRE UNE MISSION

Vous êtes membre d'IRHiS et dépendez de l'université de Lille 3, si vous devez effectuer une mission : après acceptation du laboratoire, voici les démarches à effectuer

Pour une mission sur le budget ministériel :

Pour toutes les démarches, sur le budget ministériel traité par l'Université de Lille 3, votre contact est :
Martine DUHAMEL - le matin - Tél./Fax : 03 20 41 73 45 - Courriel : martine.duhamel@univ-lille3.fr

OBLIGATION DE PASSER PAR UNE AGENCE DE VOYAGE
POUR TOUS TITRES DE TRANSPORT

- Prévoir votre déplacement :
o 1 mois minimum pour un déplacement à l’étranger
o 2 semaines pour un déplacement en France

- pour les billets de train:
VOYAGES MARIOT – 71, Boulevard Vauban – 59000 LILLE
Tél : 03.20.54.38.40 / 03.20.54.39.99 - Fax : 03.20.30.06.76
Email : affaires@mariotvoyages.fr
Site Internet : http://www.mariotvoyages.com/
Horaires d’ouverture : lundi au vendredi : de 9h30 à 19h (non stop) – samedi : de 10h à 13h

Téléphonez vous-même à l’agence pour connaître les horaires et le prix de votre déplacement. Signalez votre appartenance à Lille 3.
Le fournisseur doit vous donner un n° de dossier.

Une fois en possession de tous les éléments concernant votre voyage (n°de dossier, prix, horaires), transmettre toutes les informations à Martine Duhamel (martine.duhamel@univ-lille3.fr) qui établira le bon de commande définitif et le transmettra à l’agence, après signatures officielles (Recherche + Agence Comptable).

- Le billet sera à votre disposition (au centre).
Vous pouvez enfin partir.

Excusez-nous de ces modalités assez lourdes, mais elles sont imposées par l’administration et les tâches qui nous incombent déjà ne nous permettent pas d’effectuer pour vous toutes les démarches.
Attention : Si vous passez outre à cette procédure, vous risquez de ne pas être remboursé…

- pour les billets d'avion:

- Contacter Martine Duhamel (martine.duhamel@univ-lille3.fr)

Modalités d'application : Mise en concurrence entre les trois titulaires retenus par le marché pour chaque commande : pour obtenir un devis, un mail ou un fax devront être envoyés simultanément aux trois fournisseurs.
Le prestataire pourra proposer un ou plusieurs devis en fonction du besoin
Le fournisseur retenu est celui qui aura fait l’offre la plus avantageuse économiquement (frais, taxes inclus) dans le délai maximum des 48 heures ouvrables. Si un seul devis est réceptionné dans ce délai, l’offre retenue sera unique.
Devis : la demande de devis se fera par mail ou fax
Le service peut utiliser l’imprimé- type de demande de devis « billets d’avion » (document disponible dans finance web – menu documentation - achats) qui comporte également la partie « profil voyageur » (à remplir obligatoirement : nom, prénom, email, n°carte identité et/ou passeport, n°portable, n°carte voyageur si existante)
Délai de délivrance du devis : maxi : 48h
Délai de livraison des billets : J+1 Livraison : billet électronique

- Dans tous les cas, remplir et renvoyer avant la mission (le fait de remplir l'ordre de mission avant la mission vous assure) :

* Ordre de mission [PDF à télécharger]
* Fiche Missionnaire, avec le relevé d'Identité Bancaire [PDF à télécharger]

- Au retour de votre mission, remplir un état de frais de mission [PDF à télécharger], le transmettre avec les originaux des billets de transport

Pour une mission sur le budget CNRS :

Pour toutes les démarches, sur le budget CNRS, vos contacts sont :

Josèphe BROUTIN - tous les jours, sauf le mercredi après-midi
- Tél. : 03 20 41 70 87 - Courriel : josephe.broutin@univ-lille3.fr
ou Marie-Pierre FUCHS - tous les matins
- Tél. 03 20 41 70 87 - Courriel marie-pierre.fuchs@univ-lille3.fr

Vous devez vous connecter au site http://www.simbad.cnrs.fr

Ce service de réservation en ligne permet la réservation des prestations suivantes : billets d’avion, billets de train... Il permet aussi pour une mission en France de réserver une chambre d'hôtel en ligne
Accéder à l’agence de réservation hôtelière en ligne via le portail Simbad.
Consulter l’intranet achat pour accéder au guide d'utilisation de l’outil de réservation en ligne
Si vous ne connaissez pas vos codes d'accès à l'intranet achat, contactez Josèphe Broutin.

Colloque-Symposium

Document Vade-mecum pour concevoir les manifestations scientifiques

UN AN AVANT - LES DÉMARCHES BUDGÉTAIRES :

- Toutes les demandes de subvention doivent être déposées auprès des services de la direction de la Recherche de l'Université un an avant la date de la manifestation :

Le dossier doit être préparé en amont avec

Vos contacts sont :
Josèphe BROUTIN - tous les jours, sauf le mercredi après-midi
- Tél. : 03 20 41 70 87 - Courriel : josephe.broutin@univ-lille3.fr
ou Marie-Pierre FUCHS - tous les matins
- Tél. 03 20 41 70 87 - Courriel marie-pierre.fuchs@univ-lille3.fr

En principe, et après accord des équipes concernées, le Laboratoire accorde une subvention (pour ce quadriennal 2006-2009, la somme était de 2000 euros). Pour le prochain quadriennal 2010-2013, nous espérons pouvoir continuer sur la même lancée, mais nous ne connaissons pas les dotations futures.

Les diverses possibilités de subventions institutionnelles :

- LE CONSEIL RÉGIONAL NORD-PAS-DE-CALAIS

Si vous programmez pour 2010 une manifestation, il ne pourra s'agir que d'un symposium international (manifestation regroupant un minima de 16 chercheurs référents dans leur domaine et se déroulant sur 2 jours).
Dates : Pour les symposiums, ayant lieu au second semestre 2010, dossiers à nous transmettre impérativement avant le 12 décembre 2009.

Pour les colloques (manifestation rassemblant un grand nombre de participants et se déroulant sur 3 jours) , il vous faut déjà prévoir, si vous avez un projet, pour 2011.

Dossier à télécharger ...

- LE CONSEIL GÉNÉRAL DU NORD

Dossier à télécharger ...

- LE MINISTÈRE DE L'ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR ET DE LA RECHERCHE

N'ayant rien trouvé sur leur site, nous ne sommes pas certains que le Ministère continue à financer les colloques. Nous gardons tout de même le formulaire en ligne.

Dossier à télécharger ...

- Le MINISTÈRE DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES

Depuis de nombreuses années, le Ministère des Affaires étrangères et européennes apporte un soutien financier aux chercheurs français et étrangers dans le cadre des colloques et congrès internationaux.
Bien que ces actions contribuent au rayonnement de la France et participent ainsi à notre politique d’influence dans le monde entier, ce ministère se voit contraint de suspendre, à compter de 2009, les subventions consacrées à ces manifestations scientifiques.
En effet, le Gouvernement doit faire face à des impératifs qui l’ont conduit, lors des négociations budgétaires pour le vote de la loi de finances, à diminuer une partie des crédits du ministère destinés à cette politique d’influence au profit d’autres engagements pris par ailleurs.

- LE CNRS

Demandes de subventions pour les colloques et manifestations qui se dérouleront entre le 1er janvier et le 31 décembre 2010

En vue des prochaines sessions du Comité National, les dossiers de demandes de subventions doivent être transmis de préférence par voie électronique ou par courrier auprès du Département des Sciences Humaines et Sociales.

Prochaines sessions de colloques :
La session de Printemps 2010 concerne les manifestations qui se déroulent entre le 1er septembre et le 31 décembre 2010 ; la date limite de dépôt des dossiers est fixée au 15 décembre 2009.

Constitution d'un dossier en un exemplaire par section concernée.
Fiche synthétique indiquant :
Le Titre
Le lieu et la date
Les nom, prénom et coordonnées de l’organisateur (préciser s’il appartient à une unité CNRS ou associée au CNRS) ; le ou les partenaire(s) co-participant(s) (institutionnels, internationaux, etc…)
La ou les section(s) du Comité National concernée(s)
Le budget prévisionnel en dépenses et recettes, où seront indiqués le montant de la subvention demandée au Département et le montant des contributions éventuellement demandées à d’autres partenaires (le projet de budget ne devra pas inclure les dépenses de publication des actes).

Dossier scientifique argumenté :
Un exposé de la thématique
Une présentation du comité d’organisation
Le programme prévisionnel
La liste des communications prévues et des intervenants (même provisoire) ayant accepté de faire une intervention.

Fiche informatique : Dossier à télécharger ..

Autres possibilités

- Selon vos propres contacts, vous avez peut-être d'autres possibilités de subventionnement, n'hésitez pas à les solliciter

 

Journée d'études

L'organisation d'une journée d'études est plus simple que celle d'un colloque, mais pour sa bonne réalisation certaines règles doivent être suivies.

1. En amont, selon l'équipe à laquelle vous appartenez, vous devez en informer les responsables d'équipe et en discuter lors des réunions régulières qui sont organisées par équipes.

Une fiche technique pour l'organisation de chaque journée est disponible en ligne [Imprimé à télécharger]. Merci de la remplir et de nous la renvoyer au moins six mois avant la date choisie.

2. Une fois votre programme finalisé, nous le transmettre afin que nous le mettions en ligne et que nous réalisions un programme papier pour la diffusion de l'information.

3. Pour l'organisation de repas.
Le RU n'est pas loin et peut nous organiser des repas "améliorés" pour les communicants. Sinon éventuellement et uniquement pour des "buffets-déjeunatoires", la salle de réunion(A3 107) est disponible.

Vos contacts sont :
Josèphe BROUTIN - tous les jours, sauf le mercredi après-midi
- Tél. : 03 20 41 70 87 - Courriel : josephe.broutin@univ-lille3.fr
ou Marie-Pierre FUCHS - tous les matins
- Tél. 03 20 41 70 87 - Courriel marie-pierre.fuchs@univ-lille3.fr

 

BOURSES

Aide aux doctorants appartenant au laboratoire IRHiS

À partir du 1er janvier 2009 :

Aides à la mobilité des doctorants en partenariat avec les laboratoires

1- Seuls seront désormais soutenus en partenariat les projets internationaux programmés pendant les 4 premières années de thèse et signalés à l'ED au moins deux mois avant le départ.
La contribution de l'ED ne dépassera pas 500 euros.
Nouvel imprimé à télécharger

Pour les séjours coûteux, n'oubliez pas de conseiller les appels d'offre du Collège doctoral européen (qui peut financer des courts séjours en Europe mais pas les participations à des congrès) et les précieux conseils de Claudine Schneider à l'ED.

2. Pour les demandes d'aide pour des projets en France, seul le Laboratoire pourra, après examen des dossiers, aider les étudiants.
Imprimé à télécharger

Tous les documents (1 et 2) doivent passer par le Laboratoire de Recherche qui se chargera de leur examen et de leur transmission dans le premier cas à l'École Doctorale

Les nouvelles charges financières incombant au laboratoire nous rendront plus regardant quant aux divers dossiers transmis.

 

Les chercheurs rattachés au laboratoire ont la possibilité d'emprunter pour une période précise du matériel portable, dont vous trouverez la description ci-après :

Conditions de prêt :

- Justifications du besoin de matériel (recherches en archives, thèse, ...)

- Être membre du laboratoire IRHiS (chercheurs CNRS, enseignants-chercheurs, doctorants, postdoctorants ayant demandés leur rattachement au laboratoire)

- Période de prêt de 15 jours renouvelables (si le matériel n'a pas été demandé)

- Prendre soin du matériel emprunté (au besoin voir si votre contrat d'assurance personnel couvre un éventuel vol ou des dégradations)

- Remplir la fiche de prêt de matériel auprès de la responsable du Pôle Technologie (Martine Aubry)

Matériel portable disponible

- ORDINATEURS

* Mac
* PC

- APPAREILS PHOTOGRAPHIQUES

- CAMESCOPES